O měření a zvyšování produktivity - kreditní fotografie: qimono AT PixaBay

Jak měříte svou produktivitu?

Co myslíš, že odděluje ty nejproduktivnější lidi, které znáš od ostatních?

Zde jsou dvě stopy od dvou nejproduktivnějších lidí, které znám:

"Myslím, že je to nejlepší rada: neustále přemýšlejte o tom, jak byste mohli dělat věci lépe a ptát se sami sebe." - Elon Musk

A tady je druhý od Chris Brailey, autora projektu Productivity Project:

Odděluje nejproduktivnější lidi od všech ostatních tím, že každý týden provádějí korekce kurzu a postupně se zlepšují ve všem, co dělají. - (důraz na mě.)

Odpověď je tedy jednoduchá: neustále provádějte změny ve svých pracovních postupech a sledujte, jak ovlivňují vaši produktivitu.

Zde však chybí něco zásadního.

Jak změříte produktivitu? Pokud ve své rutině provedete nějaké změny - řekněme, že se probudíte dříve - jak objektivně víte, zda to zvýšilo nebo snížilo vaši produktivitu?

Jako řídící guru to Peter Druker uvádí:

Pokud to nemůžete změřit, nemůžete to zlepšit.

Podívejme se tedy, jaké nástroje můžeme použít k měření.

Dva způsoby měření produktivity

Ve své snaze zvýšit moji produktivitu jsem našel dva užitečné způsoby, které mi pomáhají měřit svou produktivitu hmatatelným způsobem:

  1. Sledovací milníky: Například počet článků, které se mají napsat za měsíc.
  2. Sledování času stráveného prací na cestě k milníkům: můžete například sledovat součet hodin strávených na psaní těchto článků.

Ale který z nich je lepší způsob měření produktivity? Tato otázka mě trápila po dlouhou dobu, dokud jsem nenapadlo:

Závisí to na povaze vašeho cíle nebo úkolu…

1. Kdy měřit produktivitu sledováním milníků?

Chcete-li vědět, zda sledovací milníky jsou dobrým měřítkem nebo ne, položte si tuto jednoduchou otázku:

Je úkol, který dokončím, předvídatelný?

Máte-li s úkolem mnoho zkušeností a úkol má málo vědomostí (jako je psaní článku nebo shromažďování údajů o prodeji atd.), Pak budete mít větší představu o produktivitě, pokud sledujete milníky.

Víte, například, psaní článku je něco, co můžete dokončit v konečném časovém období. Proto můžete použít počet článků, které dokončíte, jako měřítko pro měření produktivity.

Nyní, když víte, jak měřit vaši produktivitu, můžete začít experimentovat s různými hacky a zjistit, co funguje a co ne.

Zde je příklad:

Případová studie o tom, jak jsem použil milníky k měření a zvýšení mé produktivity

Když jsem začal svůj blog, psal bych 3–4 články za měsíc. Proto jsem se rozhodl přijmout radu Elona Muska a pokusit se být více produktivní.

Následky jsou jednoduché hacky, které jsem cvičil, abych zvýšil svoji produktivitu. A díky mému měřítku (počet článků napsaných za měsíc) jsem mohl měřit a posoudit, zda hack pracoval nebo ne:

  1. Zpočátku jsem se vrátil domů z práce v 8:30. Pak bych si dal večeři, po které by následovalo 20minutové zdřímnutí (účtováno mi hodiny). Když jsem se probudil, začal jsem psát (od 9:15) do 12:00. Tímto způsobem bych produkoval 3–4 články za měsíc.
  2. Pak jsem začal věci měnit. Místo abych si zdřímla a probudila se, abych začala psát, rozhodla jsem se spát (kolem 21:30) a místo toho se probudit v 5:00 dopoledne pro psaní. Jaký pozoruhodný tah jsem si hrdě pomyslel. Ale nefungovalo to. V měsíci, kdy jsem sledoval tento přístup, jsem napsal pouze 2 články.
  3. Třetí přístup, který jsem zkusil, vedl k obrovskému skoku v mé produktivitě. Obvykle dokončuji práci (denní práci) v 19:00. Jako změna jsem se rozhodl odejít v 18:00. Opět bych se vrátil domů, na večeři, následoval zdřímnutí a pak začal psát. Ale tato hodina odchodu z práce dříve znamenala obrovský rozdíl. V měsíci, kdy jsem vyzkoušel tento přístup, jsem napsal 6 článků.

Proto věřím, že základem neustálého zvyšování produktivity je solidní systém pro jeho měření.

Existuje však nepatrný problém s používáním milníků k měření produktivity.

Řekněme, že vaším cílem je prokázat nový matematický vzorec nebo porozumět Einsteinově teorii relativity.

Jak víte, že jste v takových případech produktivní a jak to objektivně měříte?

Tyto úkoly se pravidelně neopakují. Nemůžete tedy spočítat milníky, abyste zjistili, zda jste byli produktivnější.

To nás vede k druhému přístupu.

2. Kdy měřit produktivitu měřením času?

Stejně jako předchozí metoda, abyste věděli, zda musíte sledovat svůj čas nebo ne, musíte položit tuto otázku:

Je úkol, který dokončím, předvídatelný?

Pokud odpověď zní ne, budete mít lepší představu o své produktivitě sledováním hodin k dokončení úkolu.

To je také jeden ze způsobů, které Cal Newport, autor knihy s nejprodávanějším hlubokým dílem, sleduje:

Výhodou sledování hodin […] je to, že mnoho důležitých, ale neodkladných projektů, které sleduji, nelze vynutit. Mohu se například zavázat, že dokončím důkaz za týden, to však neznamená, že budu úspěšný. Některé důkazy se nikdy nespojí; některé trvat měsíce (nebo roky); jiní rychle padají. Je těžké předvídat.

Obecně řečeno, pokud má váš úkol velký počet neznámých a nejistot, můžete nejlépe měřit svou produktivitu sledováním hodin tvrdé práce na něm. Pro mě takové úkoly řeší problém s programováním, nalezení zranitelnosti v aplikaci nebo výzkum v akademické práci atd.

Takto můžete tento měřicí systém skutečně použít:

Případová studie o tom, jak jsem měřil a zvyšoval svou produktivitu pomocí sledování času

Abych zvýšil svou produktivitu v mé kariéře, nejčastěji sleduji dobu svého soustředěného času. Zde je list, který k tomuto účelu používám:

Sledování času k dokončení úkolů jako měřítka produktivity

Svislá osa jsou hodiny (každý čtverec představuje 30 minut zaměřené práce). Vodorovná osa je dny v měsíci.

Mým cílem je každý den, aby byl barevný pruh vyšší a vyšší (což považuji také za motivující). Poté provedu změny ve své pracovní rutině, abych zjistil, co hack způsobuje růst tyčí.

Vidíte čísla 1 a 2 na vodorovné ose? K těmto dvěma bodům jsem zaznamenal zvýšení produktivity a dělal jsem poznámky o tom, co jsem v těchto dnech udělal jinak.

V těchto případech jsem se pokusil jinak: začít své dny plánováním každé minuty dne. I když jsem byl skeptický, ukázalo se, že je velmi efektivní. (Už jsem předtím napsal úžasnou sílu zapsat vaše záměry a předběžné závazky.)

To není vše, co se týká sledování milníků nebo času.

Kromě toho, že jsou perfektní měřící přístroje, mají obě další výhody.

Výhodou sledovacích milníků je například nutkání, které vás nutí k tomu, abyste se dostali k úkolu a narazili na úkol až do jeho dokončení.

Kdykoli můj (předvídatelný) úkol zasáhne stázi nebo se stane kořistí pro otálení, bude mu konečný termín téměř zajištěn, že to zvládnu.

Za stanovenými termíny se ale skrývá zlo.

Pokud váš úkol leží v nezmapovaném teritoriu (jako je nalezení důkazu pro matematický vzorec) a stanovíte pro něj lhůtu, s největší pravděpodobností jej odložíte (náš mozek nenávidí dvojznačnost).

Tady přichází záchrana ke sledování času.

Znovu, podle slov Cal Newport:

Sledovací hodiny přinejmenším zajistí, že tyto projekty získají dobrý podíl na mém čase, i když nemůžu předvídat, co skončí a kdy.

Věřím, že téměř každý může říct, do které kategorie úkol patří, a to vám řekne, jak měřit a optimalizovat jeho provádění.

Štěstí pro mě je přímo úměrné úrovni mé produktivity. Doufám, že tento článek vám pomůže také měřit a zvyšovat váš.

Původně zveřejněno na livelikepros.com 9. března 2019.

Tento příběh je publikován v The Startup, střední největší podnikatelské publikaci, po níž následuje +432 678 lidí.

Přihlaste se k odběru a získejte zde naše nejlepší příběhy.